Behandling av personopplysninger på nhri.no
Denne personvernerklæringen forteller hvordan Norges nasjonale institusjon for menneskerettigheter (NIM) samler inn og bruker personopplysninger.
NIM, ved direktør, er behandlingsansvarlig for virksomhetens behandling av personopplysninger. Der det daglige ansvaret er delegert, kommer det fram under hvert enkelt punkt. Delegeringen omfatter kun oppgavene og ikke ansvaret. Erklæringen inneholder opplysninger du har krav på når det samles inn opplysninger fra nettstedet vårt (personopplysningsloven § 19) og generell informasjon om hvordan vi behandler personopplysninger (personopplysningsloven § 18 1. ledd).
Kontakter blir lagret hos NIM i tre år etter at ingen aktivitet er registrert mellom partene.
Det er frivillig for de som besøker nettsidene å oppgi personopplysninger i forbindelse med tjenester, for eksempel å motta nyhetsbrev. Behandlingsgrunnlaget er samtykke fra den enkelte, med mindre annet er spesifisert. NIM deler ikke personopplysninger med andre instanser.
NIM er behandlingsansvarlig for nhri.no.
Nettstatistikk
NIM samler inn opplysninger om besøkende på nhri.no. Formålet med dette er å utarbeide statistikk som vi bruker for å forbedre og videreutvikle informasjonstilbudet på nettstedet vårt. Eksempler på hva statistikken gir oss svar på er; hvor mange som besøker ulike sider, hvor lenge besøket varer, hvilke nettsteder brukerne kommer fra og hvilke nettlesere som benyttes.
Matomo
Fra og med Oktober 2020 benytter NIM Matomo for å samle inn statistikk om besøkende på nhri.no. Vi benytter ikke informasjonskapsler til denne innsamlingen, dvs at vi ikke har samme mulighet til å spore brukere fra besøk til besøk med samme nøyaktighet som med informasjonskapsler. Alle dataene lagres på samme server som nettsidene forøvrig og deles ikke med tredjepart. Alle IP-adresser anonymiseres med to bytes, dvs. at de eksempelvis ser slik ut: 192.168.XXX.XXX. Matomo støtter nettleserens innstillinger for ”Do Not Track” (gjelder headerne X-Do-Not-Track og DNT). Funksjonen for Do Not Track er inkludert i de fleste nye nettlesere. Den kan alternativt legges inn av brukeren selv. Det er også mulig å reservere seg mot tracking ved å huke av i boksen under, men da må du akseptere at det lagres en informasjonskapsel i nettleseren din.
Google analytics
Til og med oktober 2020 ble Google Analytics benyttet til dette formålet. IP-adresser ble også anonymisert i denne innsamlingen. Alle dataene innsamlet i Google analytics er slettet.
Informasjonskapsler/cookies
Informasjonskapsler (cookies) er små tekstfiler som plasseres på din datamaskin når du laster ned en nettside. Lagring av personopplysninger og behandling av disse opplysningene er ikke tillatt med mindre bruker både har blitt informert om og har gitt sitt aktivt samtykke til behandlingen. Brukeren skal få vite om og godkjenne hvilke opplysninger som behandles, hva formålet med behandlingen er og hvem som behandler opplysningene.
NIM forsøker å unngå bruken av informasjonskapsler/cookies så mye som mulig på nettsidene. Intensjonen er å ikke ha noen informasjonskapsler for en vanlig besøkende, men det kan oppstå tilfeller der nettstedet setter cookies etter behov, feks. hvis man forsøker å logge seg inn, eller hvis et script har behov for å lagre en innstilling.
Nyhetsbrev
NIM sender med jevne mellomrom nyhetsbrev. For å motta nyhetsbrev må man melde seg på nyhetsbrevtjenesten via våre nettsider og oppgi en e-postadresse, og deretter bekrefte denne på e-post. Vi bruker e-postadressene kun til å sende nyhetsbrev og sletter e-postadressen når man melder seg av tjenesten.
Make AS er databehandler for nyhetsbrevet. Alle data lagres på norske servere. I forbindelse med utsending av nyhetsbrev fører vi statistikk over bruken, hvor mange som leser og hva som leses. Dette gjør vi for å kunne føre intern statistikk og se hvilke sider på nettsidene våre som får trafikk fra nyhetsbrevet.
Saksbehandling og arkiv
NIM bruker Ephorte som saksbehandling- og arkivsystem. Offentlig journal distribueres månedlig på nhri.no, og alle henvendelser til NIM behandles på lik linje som et vanlig brev med hensyn til taushetsplikt, journalføringsplikt og bestemmelsene i personopplysningsloven. Korrespondanse og dokumenter vil bli oppbevart og journalført av NIM på elektronisk arkiv hvor sensitive personopplysninger vil bli skjermet før journal legges på nett, men også internt fra andre saksbehandlere enn ansvarlig rådgiver. Opplysningene vil ikke bli brukt i andre sammenhenger eller av andre virksomheter. Det registreres kun grunndata.
NIM-lovens §12 omhandler dokumentoffentlighet:
Alle kan hos den nasjonale institusjonen kreve innsyn i institusjonens saksdokumenter, journaler og lignende registre, dersom ikke annet følger av institusjonens instruks. Bestemmelsene i offentleglova gjelder tilsvarende, så langt de passer, med de presiseringer og unntak som følger av instruksen. Det samme gjelder forskrift gitt med hjemmel i offentleglova, hvis ikke Stortingets presidentskap beslutter noe annet.
Direktøren, eller den direktøren bemyndiger, avgjør om et dokument helt eller delvis skal unntas fra offentlighet. Slike avgjørelser kan påklages til styret.
Stortingets instruks til NIM har også en bestemmelse om dokumentoffentlighet i § 8.
Dokumenter som utveksles mellom Stortinget og den nasjonale institusjonen og som gjelder institusjonens budsjett og interne administrasjon, kan unntas offentlighet. Det kan kreves innsyn i det offentlige innholdet av journal som institusjonen fører for registrering av dokument i de sakene som opprettes. Arkivloven og arkivforskriften gjelder tilsvarende så langt de passer på institusjonens virksomhet.
E-post og telefon
NIM benytter e-post og telefon som en del av det daglige arbeidet. Relevante opplysninger som fremkommer av telefonsamtaler og e-postutveksling som skjer som en del av saksbehandling journalføres. Disse opplysningene behandles i så fall som beskrevet over (se «Saksbehandling og arkiv»).
NIMs medarbeidere benytter i tillegg e-post i alminnelig dialog med interne og eksterne kontakter. Ved fratreden slettes e-postkontoene, men enkelte relevante e-poster vil normalt bli videresendt til kollegaer eller arkivert.
Sensitive personopplysninger skal ikke sendes med e-post.
Vi gjør deg oppmerksom på at vanlig e-post er ukryptert. Vi oppfordrer deg derfor ikke til å sende taushetsbelagte, sensitive eller andre fortrolige opplysninger via e-post.
Telefonsamtaler logges ikke. Ansatte har en oversikt over de siste anropene på sine telefoner. Dersom en telefonsamtale er knyttet til en enkeltsak, vil det kunne bli skrevet et notat etter samtalen som journalføres. Det gjøres ingen øvrig systematisk registrering av telefonsamtaler hvor innringer kan identifiseres.
Besøk i NIMs lokaler og deltakelse på arrangement i vår regi
NIM bruker en WordPress utvidelse til påmelding om av arrangement. I disse systemene kan du melde deg på kurs ved å oppgi navn, kontaktinformasjon og arbeidsgiver. I tillegg ber vi deg oppgi informasjon om eventuelle allergier og behov for tilretteleggelse.
Deltakere på våre seminarer er internt arkivverdig informasjon som vil bli arkivert som skjermet.
Personopplysninger vi får inn ved påmelding til arrangement blir ikke benyttet til andre formål enn å administrere arrangementet. Personopplysningene slettes fra våre systemer innen tre år etter siste registrerte aktivitet på kontakten. Unntak fra dette er opplysninger NIM plikter å oppbevare av arkivverdighet eller regnskapsmessige eller årsaker. NIM vil ha en kopi av påmeldingsopplysningene som oppbevares inntil tre år av statistikkhensyn.
Opplysninger om ansatte
NIM behandler personopplysninger om sine ansatte for å administrere lønn og personalansvar. Rettslig grunnlag følger av personopplysningsloven § 8, første ledd og § 8 a), b) eller f) samt § 9 a), b) og f). Direktøren har det daglige ansvaret for dette. Det registreres nødvendige opplysninger for utbetaling av lønn, for eksempel grunndata, lønnsnivå, tidsregistrering, skatteprosent, skattekommune og fagforeningstilhørighet. Andre opplysninger om ansatte er knyttet til vedkommendes arbeidsinstruks og tilrettelegging av vedkommendes arbeid. Styret har også besluttet at det skal føres oversikt over ansattes verv for å verne om NIMs uavhengighet.
Opplysningene hentes fra de ansatte selv. Opplysningene utleveres bare i forbindelse med lønnsutbetalinger og andre lovpliktige utleveringer. Sletterutiner for personalopplysninger følger regnskapsloven og arkivloven. Opplysninger om navn, stilling og arbeidsområde regnes å være offentlige opplysninger og publiseres på NIMs nettsider.
Stillingssøknader som utlyses på JobbNorge blir lagret der men ikke arkivert. Alle søknader på trainee- eller praktikantstillinger blir arkivert. Kun nåværende og tidligere ansatte har personalmappe i vårt arkivsystem.
Rettigheter
Alle som spør har rett på grunnleggende informasjon om behandlinger av personopplysninger i en virksomhet etter personopplysningslovens § 18, 1. ledd. NIM har gitt denne informasjonen i denne erklæringen, og vil henvise til den ved eventuelle forespørsler. Se også vår temaside om retten til personvern. De som er registrert i en av NIMs systemer har rett på innsyn i egne opplysninger. Vedkommende har også rett til å be om at uriktige, ufullstendige eller opplysninger NIM har adgang til å behandle blir rettet, slettet eller portert. Krav fra den registrerte skal besvares kostnadsfritt og senest innen 30 dager.
Kontaktinformasjon
E-post: info@nhri.no
Telefon: +47 23 31 69 70
Postadresse: Postboks 299, Sentrum, 0103 Oslo